新指南将拒绝灵活工作安排请求的条件限制在业务因素上

2024年5月23日

作为特色

到今年 12 月，请求因偏见而被拒绝的员工可以寻求工会援助。

雇主不能再仅仅因为不相信这种安排或传统的办公室工作习惯而拒绝员工提出的灵活工作安排（FWA）的请求。

Reeracoen Singapore 的数据显示，超过一半（56%）的新加坡公司仍然维持 100% 办公室办公政策，只有 7% 的公司提供完全灵活或远程办公选项。

根据 2024 年 12 月 1 日生效的《灵活工作安排三方指南》，雇主只能基于与业务相关的理由（例如成本、可行性、实用性以及对生产力或产出的影响）拒绝 FWA 请求。

Dentons Rodyk 联合副管理合伙人兼就业和保险业务联席主管 Edric Pan 向《新加坡商业评论》表示：“如果雇主没有适当考虑员工的正式公平工作援助请求，或者基于对公平工作援助的个人偏见而拒绝公平工作援助请求，员工可以通过其组织的申诉处理流程提出其担忧。”

或者，员工可以向工会寻求帮助。如有必要，员工可以咨询全国职工总会工作场所咨询处和三方公平与进步就业实践联盟，以获得雇主的进一步支持。

潘先生说：“如果雇主顽固不化或故意拒绝遵守指导方针，人力部可能会发出警告，并要求他们参加纠正研讨会。”

为 FWA 做准备

为了做好实施该指导方针的准备，华德士东南亚及大中华区人力资源总监 Tricia Tan 建议企业考虑“业务中的各种角色，并尽早让直线经理参与到谈话中，让他们了解这些指导方针。”

陈说：“考虑因素包括既定的工作惯例、工作量、对成本的影响（如有），以及如何将绩效评估与产出和结果相结合，而不是只考虑现在的表现。”

她还强调了与直线经理讨论可用的灵活工作安排类型、确定可能合适的角色以及提供可行性示例的重要性。

根据指南，FWA 有三种类型：Flexi Place、Flexi Time 和 Flexi Load。

潘解释说，Flexi Place 允许员工在办公室以外的不同地点工作，而 Flexi Time 则允许员工选择不同的工作时间，而不会改变他们的总工作时间或工作量。

同时，灵活用工制度允许员工“承担不同的工作量并获得相应的报酬”。

尽管与餐饮和医疗保健相关的公司可能发现实施 FWA 具有挑战性，但电子药房 Glovida-Rx (GRX) 就是能够做到这一点的光辉典范。

Glovida-Rx 的联合创始人兼药剂师 Winthrop Wong表示，公司为员工提供弹性工作制。例如，身为母亲的员工可以在送完孩子去托儿所或学校后开始工作。

黄说：“他们下午 1 点出门接孩子，然后下午在家工作，这样他们就可以兼顾工作和照顾孩子。”

Glovida-Rx 还允许员工远程工作。“最近，一位宝贵的员工来找我们，因为他处于异地恋，想和他在日本的伴侣共度一段时间。我们很高兴满足了他在日本工作几个月的请求。毕竟，快乐的员工才是高效的员工，”Wong 断言。

他说：“当然，日本在远程办公方面处于领先地位，但我们也鼓励员工周五在家工作。”

Glovida-Rx 还取消了员工必须提供医疗证明才能享受病假的要求。

“我们不要求员工出示最多三天的病假证明……我们认为这种做法需要改变，员工不应该承担举证责任。病假应该依靠雇主和员工之间的信任和授权，”黄说。

然而，他强调，给予弹性工作安排是微妙的，具体到每个员工的情况，需要仔细考虑才能制定合适的安排。考虑到这些因素，他认为，给予员工两个月的时间来接受或拒绝 FWA 请求已经足够了。

Dentons Rodyk 的潘律师和 Robert Walters 的陈律师对此表示同意，并指出两个月的期限是“合理的”。

“雇主还应利用这段时间向员工澄清公平工作许可请求（如有必要），并与员工就雇主对工作表现和可交付成果的期望进行公开讨论。如果所要求的公平工作许可导致工作范围和/或职责发生变化，雇主和员工应就此选项的可行性、期望和可交付成果进行坦诚的对话，”潘说。

而 Tan 则强调，对 FWA 请求的审查将因角色而异，并且需要与角色的要求保持一致。

对于寻求申请公平工资表 (FWA) 的员工，潘强调必须以书面形式提交申请才能正式化。

三方指南为雇主和雇员提供了正式请求的示例。

潘先生表示，一般来说，正式申请必须包括申请日期、申请的公平采矿权类型（包括预计的频率和持续时间）、申请的原因；如果相关，还要包括申请的开始日期和结束日期。

潘先生告诉《新加坡商业评论》：“如果员工仅仅与办公室的主管谈论改变她的日常工作时间，以便她可以履行家庭责任，那么这不能被视为正式请求，因为它不是书面形式的，并且缺少一些关键信息。”

他说，已经有正式提出公平工资法案申请流程的公司可能还会规定员工应遵守的某些要求。

虽然该指南没有具体说明符合条件的员工类型，但指出所有完成试用期的员工都可以正式申请公平工作机会 (FWA)。

然而，潘先生表示，自由职业者无法寻求 FWA。

潘强调，要使公平工作制度发挥作用，雇主和雇员之间必须“高度信任和相互理解”。

“雇主应该向员工传达他的期望，并相信员工会尽职尽责。另一方面，员工也需要互惠互利，不违背信任，不滥用公平工作机会，这样最终才能满足员工和组织的需求，并且不会影响工作质量，”潘说。

Tan还强调了保持清晰的沟通渠道对于各种灵活工作安排的期望、监督和日程安排的重要性。

她表示，成功实施公平工资制度将减少旷工，提高员工保留率，改善员工福利，降低公司管理费用等。

潘先生也有类似的看法，他认为提供固定工资补贴的公司“更能吸引更多的人力资源，并留住优秀员工”。

潘说：“在全球疫情大流行期间，FWA 还能帮助确保业务的连续性和弹性，就像在新冠疫情期间所经历的那样，当时（某些行业的）工人被迫在家工作。”

如需阅读完整文章，请访问《新加坡商业评论》。